LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik)

Bagian 4: Peran Strategis LPSE dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik

Tahukah Anda bahwa LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) lebih dikenal oleh peserta tender dibandingkan SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik)? Hal ini dikarenakan unit operasional LPSE secara langsung berinteraksi dengan para penyedia barang/jasa (peserta tender), memberikan dukungan teknis, dan menjadi wajah dari sistem pengadaan elektronik di setiap instansi pemerintah. Sementara SPSE berfungsi sebagai sistem backend yang mengelola proses pengadaan, LPSE bertugas memastikan penggunaannya berjalan lancar secara operasional.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) adalah fondasi utama (backend) dari proses digitalisasi pengadaan barang/jasa pemerintah di Indonesia. Sebagai sistem yang dikelola langsung oleh LPSE, SPSE berperan strategis dalam meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam setiap tahapan pengadaan. Artikel ini akan membahas secara mendalam bagaimana SPSE bekerja, peran penting LPSE sebagai unit operasional, dan manfaat yang telah dirasakan oleh pelaku pengadaan.

Peran LPSE dalam SPSE

LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) adalah unit operasional yang mendukung implementasi SPSE di tingkat instansi. Setiap instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah, memiliki LPSE yang bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem SPSE berjalan dengan efektif. Dibandingkan dengan SPSE yang bersifat sistemik, LPSE lebih populer karena langsung berinteraksi dengan pengguna. LPSE menjadi penghubung utama antara sistem SPSE dan para penyedia barang/jasa, memberikan bantuan teknis, melakukan pendampingan langsung, serta memastikan kelancaran proses tender dan non-tender. Perannya yang terlihat di lapangan membuat LPSE lebih dikenal oleh pengguna dibandingkan SPSE sebagai sistem backend.

1. Pengelolaan Akun: Membantu penyedia barang/jasa dalam proses registrasi dan verifikasi akun SPSE.
2. Penyelenggaraan Tender: Memastikan bahwa proses tender elektronik berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan oleh LKPP.
3. Pendampingan Teknis: Memberikan pelatihan dan bantuan teknis kepada pengguna, termasuk penyedia barang/jasa dan pejabat pengadaan.
4. Pengelolaan Infrastruktur: Menjaga server, jaringan, dan perangkat lunak SPSE agar selalu berfungsi dengan optimal.

Apa Itu SPSE?

SPSE adalah sistem berbasis teknologi informasi yang dirancang untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik. Sistem ini mencakup berbagai fitur penting dan dikelola oleh LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik), yang bertugas memastikan implementasi SPSE berjalan sesuai prosedur. LPSE mengelola registrasi pengguna, menyediakan bantuan teknis, dan mengawasi proses tender untuk memastikan transparansi.

Kategori Pengadaan yang Dikelola melalui SPSE:

1. Tender: Proses pengadaan terbuka di mana penyedia barang/jasa bersaing dengan mengajukan penawaran terbaik. Digunakan untuk proyek dengan nilai besar dan membutuhkan evaluasi mendalam. Kriteria pengadaan yang masuk dalam kategori tender mencakup nilai anggaran yang signifikan (biasanya di atas Rp 200 juta untuk pengadaan barang/jasa dan di atas Rp 1 miliar untuk konstruksi), kompleksitas pekerjaan atau barang yang membutuhkan spesifikasi teknis tinggi, serta kebutuhan untuk memastikan kompetisi terbuka demi mendapatkan hasil terbaik.
2. Non-Tender: Pengadaan langsung tanpa proses kompetisi, biasanya digunakan untuk kebutuhan rutin atau barang/jasa yang spesifik. Kriteria pengadaan non-tender mencakup kebutuhan dengan nilai anggaran kecil (biasanya di bawah Rp 200 juta untuk barang/jasa), pengadaan yang bersifat berulang, atau barang/jasa yang sudah memiliki harga pasar yang jelas, seperti perlengkapan kantor atau bahan habis pakai. Non-tender bertujuan untuk mempercepat proses pengadaan dan mengurangi beban administratif bagi instansi pemerintah.
3. Penunjukan Langsung: Proses di mana instansi memilih penyedia tanpa kompetisi, dilakukan untuk barang/jasa tertentu yang hanya bisa disediakan oleh satu penyedia. Penunjukan langsung biasanya diterapkan ketika barang/jasa memiliki sifat eksklusif atau hanya dapat disediakan oleh penyedia tertentu, misalnya perawatan perangkat lunak yang dimiliki penyedia tunggal, pemasangan alat khusus, atau layanan yang memerlukan hak cipta dan hak paten tertentu. Selain itu, penunjukan langsung juga dapat dilakukan dalam kondisi mendesak yang tetap mengutamakan prinsip efisiensi dan akuntabilitas.
4. Pengadaan Darurat: Proses khusus yang diterapkan dalam kondisi mendesak, seperti bencana alam, pandemi, atau situasi darurat lainnya yang memerlukan tindakan cepat. Pengadaan darurat mencakup barang/jasa yang penting untuk menyelamatkan nyawa, memulihkan layanan publik, atau menangani situasi krisis. Proses ini dirancang untuk memangkas waktu prosedur standar dengan tetap mematuhi prinsip efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas, seperti memilih penyedia yang sudah terverifikasi melalui sistem.

Sistem ini juga mencakup fitur-fitur unggulan, seperti:

1. Tender Elektronik: Memungkinkan instansi pemerintah untuk menyelenggarakan tender secara transparan, mulai dari pengumuman hingga evaluasi dan pengumuman pemenang.
2. E-Purchasing: Membantu pengadaan langsung barang/jasa yang terdaftar di E-Katalog tanpa melalui proses tender.
3. Evaluasi Otomatis: Memberikan fasilitas untuk mengevaluasi penawaran secara elektronik, sehingga meminimalkan potensi kesalahan manusia.
4. Pelaporan: Memudahkan instansi dalam membuat laporan pengadaan yang terstruktur dan dapat diakses oleh publik untuk kepentingan transparansi.

Panduan Pendaftaran di Aplikasi SPSE / LPSE

Penyedia barang/jasa yang ingin berpartisipasi dalam pengadaan pemerintah melalui SPSE harus terlebih dahulu mendaftarkan perusahaan mereka di aplikasi SIKaP. Proses pendaftaran di SIKaP mencakup pengisian data legalitas perusahaan, pengalaman kerja, sumber daya manusia, peralatan, dan dokumen pendukung lainnya. Setelah terverifikasi di SIKaP, penyedia dapat melanjutkan dengan registrasi di portal LPSE sesuai wilayah instansi pemerintah terkait untuk mendapatkan akses ke sistem SPSE.

Setelah berhasil mendaftar di Aplikasi SIKaP, maka langkah selanjutnya adalah mengakses portal:
1. SPSE: https://spse.lkpp.go.id/eproc4/login
2. LPSE: https://lpse.lkpp.go.id/eproc4/login

Untuk lebih jelasnya mengenai cara penggunaan Aplikasi LPSE ataupun SPSE, silahkan download USER GUIDE SPSE / LPSE V4.5 Untuk Pelaku Usaha – Tender

Teaser untuk Bagian Berikutnya: Di artikel berikutnya, kita akan membahas lebih dalam tentang E-Katalog dan bagaimana sistem ini mempermudah proses e-purchasing untuk pengadaan barang/jasa pemerintah. Temukan bagaimana E-Katalog menjadi solusi cepat, mudah, dan transparan untuk kebutuhan instansi pemerintah.